如何讓辦公環(huán)境創(chuàng)造價值？

2015-11-26 12:22:59

辦公環(huán)境的合理性常常會影響流程的質(zhì)量與效率。改善辦公環(huán)境，提高效率，已經(jīng)成為企業(yè)健康發(fā)展的一個戰(zhàn)略性要素，這是企業(yè)管理研究細化的必然趨勢。離開良好的辦公環(huán)境的支持，縱有完美的戰(zhàn)略、高效的流程、先進的技術(shù)，也可能難以對公司的效率與效益有所幫助。目前許多國內(nèi)企業(yè)正在著手更新辦公環(huán)境的布置，然而從前期規(guī)劃直至具體執(zhí)行，很多時候往往都疏忽了管理上的真正需求。

傳統(tǒng)企業(yè)的主要問題

頭頂上的燈光昏暗不堪；腳下的布線有如千頭萬緒；大大小小的科室封閉分割；無論走進哪一間，總是壇壇罐罐、雜處一室；一邊密不透風，另一邊卻疏可走馬；領導辦公室常常位于走廊的幽幽盡頭，給人一種高深莫測的感覺。

這種不合理的不僅僅是一個簡單的裝修布局問題，而是說明企業(yè)管理者沒有認識到辦公環(huán)境對企業(yè)效率的影響。普遍來講，國內(nèi)企業(yè)的辦公環(huán)境存在以下主要問題：

讓辦公環(huán)境創(chuàng)造價值

辦公室內(nèi)部的色彩與照明搭配不協(xié)調(diào)，容易造成壓抑的心態(tài)甚至視覺污染，影響人員的勞動效率；

條條塊塊的封閉性布局以及不合理的分割，不利于部門之間進行有效的溝通與協(xié)作；

企業(yè)信息系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃設計與維護管理，辦公區(qū)域內(nèi)線路鋪設雜亂，各種系統(tǒng)互相獨立，資訊流通存在障礙；

辦公用品與家具的擺布過于隨意，導致辦公空間的浪費或擁擠現(xiàn)象并存，影響人員的有效活動能力與正常的工作心態(tài)。

企業(yè)的各種內(nèi)部管理機制在這樣的辦公環(huán)境條件下運轉(zhuǎn)，其結(jié)果可想而知。如果我們真正認識到了辦公環(huán)境的優(yōu)劣與企業(yè)效率之間的關系，那么就應該在實施企業(yè)重組活動的同時，將辦公環(huán)境的改善也作為需要達成的目標之一，并真正與其他管理變革的措施有效結(jié)合，相得益彰地去推進管理者想要達成的境界。

效率決定標準

企業(yè)辦公環(huán)境的衡量尺度相對簡單，最基本的只有一條：是否能夠提升管理效率。換言之，我們評價一家公司的辦公環(huán)境是否優(yōu)劣，并不在乎占地是否寬敞、陳設是否豪華，而更多地著眼于辦公環(huán)境是否能夠整合企業(yè)管理中的各種資源，是否能夠與企業(yè)管理優(yōu)化的各項活動相銜接，是否能夠最終有助于公司既定戰(zhàn)略的實現(xiàn)。

建筑師往往關注的是外形的簡約和結(jié)構(gòu)的安全；室內(nèi)設計師總是醉心于色彩的協(xié)調(diào)、材料的質(zhì)感；而作為企業(yè)辦公環(huán)境的主人，管理者們必須從業(yè)務活動的需要出發(fā)，充分利用環(huán)境所賦予的優(yōu)勢，最大化地去激發(fā)、創(chuàng)造出員工的工作效率。從某種意義上講，與采購、生產(chǎn)與銷售等功能一樣，辦公室環(huán)境布置也是一種創(chuàng)造企業(yè)價值的活動。

創(chuàng)造高效率的途徑

科學的辦公室布置可以創(chuàng)造出高效率。管理效率本身可以具體表現(xiàn)為員工完成某項特定任務的周期。業(yè)務流程、溝通技術(shù)、人這三者常常成為管理效率的直接表現(xiàn)對象，因此它們與辦公環(huán)境之間的關系就成為我們優(yōu)化辦公室布置的基本考量。

優(yōu)化業(yè)務流程

流程是指在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)的一系列相關活動，這些活動的進行總是要依托一定的外部環(huán)境的，因此辦公環(huán)境的合理性也常常會影響流程的質(zhì)量與效率。

新加坡某大型銀行曾經(jīng)在其國際結(jié)算部門實施過與業(yè)務流程改造相配合的辦公環(huán)境調(diào)整項目。

管理層通過重新安排信用證申請、開立、復核、二審、終審等業(yè)務環(huán)節(jié)的座位設置，并配合以電腦終端的合理布線與辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)化，大大提高了信用證業(yè)務的工作效率，縮短了客戶服務周期，獲得了不錯的市場反饋與業(yè)績提升。

現(xiàn)代化的溝通技術(shù)

良好的溝通會帶來效率的改善，現(xiàn)代信息技術(shù)的高度發(fā)達，也為辦公環(huán)境中的信息交流提供了前所未有的強大功能。

一些企業(yè)在醞釀實施ERP、CRM、SCM等大型系統(tǒng)軟件的時候，往往只注重實物資源與有形數(shù)據(jù)，常常忽視了人員溝通對于空間提出的需要，導致項目實施的效果不盡如人意。

在國際標準認證體系中，ISO9241就是一個關于辦公環(huán)境下交互式計算機系統(tǒng)的人類工效學國際標準，它由17個部分組成，根據(jù)人類工效學和可用性原理，結(jié)合辦公環(huán)境的要求，分別對各種硬件交互設備屬性和軟件用戶界面設計問題作了詳細的規(guī)定和建議。

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TAG: 辦公室房型裝修設計